· 

Sla je slag en scoor (AO op straat 3)

Sla je slag en scoor….

Maar eerst een disclaimer : dit betreft een analyse in de reeks “AO ligt op straat”. Het is een mening op persoonlijke titel waar geen rechten aan ontleent kunnen worden. Het is ook alles behalve een “uitwerking”, hooguit een gids !

Het kan wel helpen om nog meer passie voor AO te ontwikkelen.

 

De onderneming.

Bijvoorbeeld Emesa Nederland BV is bekend van o.a. vakantieveilingen. Op de website vind je het volgende ;

Emesa is een internationale e-commercespeler in de vrijetijds-, retail- en reissector. Emesa wil de manier waarop mensen online shoppen leuker en spannender maken. Emesa doet dat via haar innovatieve e-commercemerken als VakantieVeilingen, ActievandeDag en het internationale merk VavaBid……..

Lees meer :

https://www.emesa.nl/#over-emesa

Dit type ondernemingen zijn vaak “geldverslinders” die in hun groei fase focussen op het opbouwen van een zo groot mogelijk klantenbestand en omzetgroei. Marge is minder relevant.

Als de omzetgroei stokt wordt het overigens hoog tijd heel alert te zijn !

Hoge verliezen, een negatief vermogen en hoge liquiditeitsdruk zijn geen uitzondering. Zonder garanties van bijvoorbeeld aandeelhouders staan alle signalen op donkerrood en is continuïteit een groot, zo niet het grootste, risico.

 

De 8 vragen (zie eerdere blogs).

1.   Risico analyse (algemeen en niet uitputtend)

(Balans en resultatenrekening)

-      Continuïteit (een onmogelijke voor vraag 2)

-      Waardering van de immateriële (zelfontwikkelde) IT

-      Voorraadwaardering (retouren!)

-      Liquiditeit

-      Torenhoge crediteurensaldo

-      Solvabiliteit / negatief vermogen

-      Verliezen

-      Omzetdaling 2020

AOBIV

-      Retourzendingen / Retouren

-      Verschuiving eigen voorraad / voorraad derden (leveranciers)

-      Valutarisico’s

-      Verschuiving rembours betaling  - vooruitbetaling

-      Contant geld (betaling chauffeur)

-      ERP systeem

-      Inkoopcontracten (legio)

-      Vooruitbetaling leveringen

-      Provisie lonen ink

-      Kwaliteit van de producten

-      Diverse verschuivingsrisico’s tussen de diverse omzet vormen (eigen goederen / goederen derden / verkoop tegen vaste fee t.o.v. marge op inkoop / risico garantie / risico retouren)

-      Actieprijzen (verschuiving)

-      Garantie (gratis producten)

-      Weekend en nacht toeslagen lonen

-      Verschuiving kosten / investering IT ontwikkelingen

-      Overuren personeel

-      Verschuiving voorraadverschillen (inkoopprijs ipv verkoopprijs)

-      Inventarisaties en de verschuivingen tussen eigen voorraad en voorraad derden

-      Waarde retouren (drie categorieën)

-      Restitutie retouren (drie categorieën bepalen de “inkoopwaarde” van de retourgoederen. (NB retouren zijn omgekeerde inkopen !)

Voor vraag 2 : lees de vraag goed en kies voor een IB risico waarvan ook de beheersingsmaatregelen eenvoudig te beschrijven zijn. Bij risico’s gerelateerd aan de goederen is functiescheiding sterk (extern beheerd magazijn) en zijn verbandcontroles (in = uit en uit = in) sterk.

Extern beheerd magazijn. Geen aandachtspunt voor de AO van Emesa maar vooral een sterk aanknopingspunt om gebruik te maken van die externe voorraad beheersingsmaatregelen.

Let op : zowel bij verkoop als inkoop is er sprake van verschillende processen afhankelijk van de vorm. Ben alert op de vraagstelling (welke vorm) en werk per vorm uit. Je verzuipt anders hopeloos.

 

2.   Typologie

De typologie is onmiskenbaar een handelsbedrijf (detailhandel) maar niet in de klassieke zin. Hoe dan ook zijn de belangrijkste steunpunten de goederenbeweging en “quasi-goederenbeweging”. Daarnaast speelt de (dagelijkse) prijsprocedure een belangrijke rol als steunpunt.  

Goederentypologie (MWSTRUIK zie blog)

Er is geen sprake van een complicatie die afwijking van de standaardprocessen tot gevolg heeft. Dit soort webwinkels biedt doorgaans huis tuin en keuken goederen aan. Enige mogelijke aandachtspunt vanuit de soort goederen is de kwaliteit van de goederen die in een aantal gevallen een rol kan spelen. De uitdaging zit hem meer in de verschillende manieren waarop de omzet gegenereerd wordt.

 

3.   Randvoorwaarden

 

Functiescheiding.

Afwijkend is het extern beheerde magazijn. Bovendien is de omvang van de organisatie in een groeifase nog relatief klein dus liggen veel taken en bevoegdheden bij de directie.

 

Begroting

Veel aandacht voor de liquiditeitsbegroting.

Daarnaast zal voor elke aanbieding / deal een begroting nodig zijn al is dit mede afhankelijk van het soort verkoopstroom.

 

Richtlijnen

Zoals bekend : voor elk aandachtspunt een richtlijn…

 

Automatisering

General controls zoals bekend (denk aan de beveiliging !)

Application controls

ERP dus invoercontroles (waarschijnlijkheid / bestaanbaarheid). Binnen de systemen zijn er veel ingebouwde (application) controls nodig. Denk aan automatische koppelingen tussen ontvangst van de betaling en levering van de goederen. Probeer verbandcontroles IN het systeem te hangen (in = uit / retour restitutie = ontvangst + beoordeling / KVA (intern) = KVA (extern) etc.

Uiteraard ook postcode check, vaste invulschermen, logische aantallen, koppeling voorraad = actiedeal enz.

 

4.   Processen

De onderneming is een handelsbedrijf met relatief risicoloze goederen. Wat dat betreft dus een eenvoudige onderneming.

Problematisch kunnen de verschillende inkoopstromen en verschillende verkoopstromen worden. Zorg bij de (verder vrij standaard) procesbeschrijving dat je de vraag goed leest (welke vorm inkoop of verkoop wordt gevraagd). Beschrijf, mocht je het hele inkoopproces moeten beschrijven de verschillende vormen apart. Het proces op zich is niet moeilijk maar je verzuipt in de diverse vormen inkoop en verkoop. Hou ze dus gescheiden !

Denk bovendien aan de retouren (en samenhangende restituties en gevolgen voor de eigendom van de voorraad). Retouren zijn omgekeerde inkopen waarbij de “inkoop”prijs bepaald wordt door de beoordeling van die retouren (magazijn !) en waarbij in een aantal gevallen de retouren pas voorraad worden van de onderneming.(Daarvoor was de onderneming geen eigenaar maar was de leverancier dat !). Vergeet niet dat het magazijn door een externe organisatie wordt beheerst. Tegengesteld belang is sterk, functiescheiding is sterk, verbandcontroles zijn sterk.

 

5.   IB maatregelen (preventief en repressief)

 De preventieve maatregelen van interne beheersing vind je terug in de functiescheiding (raamwerk). Met name rond de goederenbeweging (magazijn / extern) en het ERP systeem (waarmee dus continue verbanden worden gelegd tussen de geld en goederenstromen) bieden sterke preventieve mogelijkheden. Steeds dient een verband 1 op 1 (betaald ?) gelegd te zijn voor een vervolgstap (leveren) in het proces mogelijk is.

Repressief (Geld/goederen/uren/CBO/AO) speelt de goederenbeweging en de (partieel roulerende en integrale) voorraadopname een belangrijke rol. Er zijn veel verbanden mogelijk (inkoopcontract – goederen / goederen betaald – leveren goederen / goederen retour – terugbetalen en vele in = uit verbanden).

Ook bij de uren kan dat (denk aan een bonus die afhankelijk is van de omzet : % omzet = bonus = uitbetaalde bonus) etc.

 

6.   Management informatie

De strategie is bij een dergelijk groeiend bedrijf helder : omzet groei (al dan niet in nieuwe landen of markten) en het bereiken van zoveel mogelijk volgers van de webwinkel met koopjes.

Het A-4tje zal (altijd : vergelijkend met vorig jaar en met de begroting) zaken bevatten als;

-      Omzetgroei

-      Omzetgroei per deelmarkt

-      Groei van de volgers

-      Groei van de gelezen mails

-      Groei van de volgers die op de site klikken

-      Bereikbaarheid van de site (uptime:downtime)

-      Liquiditeit (kort en langere termijn)

-      Stand van zaken “project” IT (on-going proces van ontwikkelen en doorontwikkelen van de website)

-      Kosten en marges (jawel, zelfs als de focus op groei ligt…)

-      Omzet en marges per vorm van verkoop

-      Voorraadinformatie (retouren = eigen goederen)

-      Verloop personeel

-      Klachten

-      Etc. etc.

Zorg dat je bij vragen over managementinformatie rekening houdt met de vraagstelling : al dan niet BSC ingedeeld of strategisch : tactisch : operationeel. (Check het nog even : BSC Financieel / Intern / Innovatief / Klant perspectief).

Ben ook alert op deelvragen : welke managementinformatie ten aanzien van X / Y / Z… (groei / liquiditeit / voorraad / ….)

 

7.   Strategische doelen / KSF / PI

Enkele Voorbeelden :

 

-      Groei van de community : norm = vorig jaar / begroting en een minimum groeipercentage. PI groei % aantal volgers.

 

-      Online beschikbaarheid website : norm = bijvoorbeeld…0 minuten niet bereikbaar…) PI is aantal minuten per dag / week / maand (of een percentage) niet bereikbaar.

 

-      Tijdig leveren : Norm = tijdig leveren. PI maximaal aantal keren te laat geleverd (al dan niet leidend tot klachten) per leverancier en in totaal.

 

-      Vasthouden personeel : norm is personeelsverloop x %. PI is dan maximaal verloop lager dan norm.

 

-      Kostenbeheersing : maximaal percentage transportkosten of minimale norm per deal. PI werkelijke marge per deal (dagelijks vast te stellen) of werkelijke transportkosten ten opzichte van de omzet.

 

Mocht het nodig zijn om bijvoorbeeld de betrokken processen te benoemen dan kun je denken aan :

 

-      Verkoopproces (PR)

-      IT afdeling

-      Inkoopafdeling (afspraken tijdig leveren) of logistieke afdeling (externe partij)

-      Personeelsproces

-      Inkoop afdeling (transport) en/of verkoopafdeling (marge)

8.   COSO

Bij een jong en snelgroeiend bedrijf waar het niet ongebruikelijk is dat er ook nog wat gekrakeel binnen de directie ontstaat (work hard / play hard) is een lichte chaos in de onderneming niet ongebruikelijk. Het ligt dan voor de hand om te zoeken naar een raamwerk dat meer zekerheid en structuur biedt.

 

Persoonlijk zou ik er voor kiezen om eerst de AO eens op orde te brengen en daarna stappen te maken richting COSO maar dat terzijde. Zonder COSO geen OAT tenslotte (helaas)...

 

Het COSO ICF raamwerk is een optie voor het bouwen van een structuur en beheersing van een organisatie.

De meest voor de hand liggende vraag is dan of COSO ICF een optie is en wat er dan geregeld moet worden om te komen tot een middels dit raamwerk beheersbare organisatie.

 

Als er geen RvB is dan kun je die gaan installeren.

Als er geen opleiding is voor personeel (kwaliteit / ethiek) dan kun je die bouwen.

Als er geen goed management informatie systeem is dan kun je dat bouwen.

Etc.etc.

 

Let er goed op welk deelgebied van COSO gevraagd wordt !

 

Let er ook goed op of de vraag gesteld wordt voor de hele organistie of slechts voor een deel. In dat laatste geval, schrijf het bedoelde onderdeel steeds weer terug in je antwoord.

Voor de aanpak verwijs ik naar de website !

 

Tenslotte :

Een accountant / controleleider die hobbymatig mee gaat ontwikkelen aan het IT systeem van zijn of haar klant maakt wel een foutje…. Denk aan belangenverstrengeling en aan zelftoetsing. Enorme risico’s voor een contolerend

accountant…

 

Hoop dat je er iets aan hebt (ondanks de onder grote tijdsdruk tot stand gekomen blog)

Veel succes ! 

Peter