PROCESSEN

 

INLEIDING (procesbeschrijvingen onderaan : doorklikken !)

 

Het beschrijven van processen : WIE WAT HOE !

WIE WAT HOE. Het lijkt zo simpel. Een procesbeschrijving is een beschrijving van een proces. En wil dit bruikbaar zijn voor AO/BIV dan wordt aan die beschrijving steeds toegevoegd wie (welke functionaris / functie) wat (de handeling) hoe (de vastlegging) doet. Want alleen daar door komt uit die procesbeschrijving naar voren hoe de functiescheiding geregeld is en dus of er op die functiescheiding gesteund kan worden voor de interne beheersing van de organisatie. Systeemgericht !

 

Procesbeschrijving

De procesbeschrijving beschrijft zoals gezegd het proces. Of dat nu een inkoopproces of een productieproces of een verkoopproces is. Het beschrijven van een proces is niet meer en minder dan opschrijven hoe iets in zijn werk gaat. Welke handelingen worden verricht. Welke stappen worden doorlopen.

 

Het wordt AO als vervolgens ook wordt toegevoegd wie die handelingen verricht en waar wat wordt vastgelegd. Voor groeiende organisaties kan een procesbeschrijving soms pijnlijk duidelijk maken dat het niet best gesteld is met de voor de interne beheersing op basis van het systeem zo broodnodige functiescheiding. Studenten hebben vooral moeite met het benoemen van de juiste functies en het beschrijven van alle stappen. Te vaak worden stappen overgeslagen of vergeten.

 

Diepgang

Hoelang moet zo'n procesbeschrijving eigenlijk worden ? Moet elk stapje tot in detail beschreven worden ? Soms wel. Maar soms ook niet. Het is sterk afhankelijk van de mate van diepgang die nodig is. Beschrijft u de voornaamste stappen in een verkoopproces (de hoofdlijnen) of gaat het om een klein specifiek gedeelte van een verkoopproces (bijvoorbeeld de retourprocedure) ? Het antwoord op de vraag wat er beschreven moet worden bepaald ook de mate van diepgang. (Voor studenten : de tijd die je hebt voor een examen zegt ook wel wat over de mate van detail en diepgang).

 

Hoofdprocessen (de deelprocessen (procedures) staan in de link naar de volgende laag in deze website).

 

Binnen elke organisatie zijn er altijd drie hoofdprocessen : de Inkoop, de Verkoop en de Opslag. Daarbij kan binnen die opslag ook de productie gezien worden. (Want productie is opslag maar dan met een omzettingsproces). 

En als u weet dat het Inkoopproces nagenoeg 1 op 1 gelijk is aan het Verkoopproces (in spiegelbeeld weliswaar maar toch) dan kan het  toch niet zo lastig zijn....

 

Trigger

Tenslotte, alvorens de proces beschrijving zelf op te pakken, de trigger. Elk proces START met een trigger. Een aanleiding om een proces te starten. Een trigger kan uit de begroting voort komen of vanuit de voorraad (minimum bereikt of op) of een klant besteld producten.... Iets geeft aanleiding om te gaan inkopen of verkopen.

 

De 3 hoofdprocessen :

 

Proces Inkoop

Offerteprocedure

Contractprocedure

Bestelprocedure

Ontvangstprocedure

Factuurprocedure

Betaalprocedure (zie factuur)

Bijzonderheden Inkoop

 

Proces Verkoop

Offerteprocedure (v)

Contractprocedure (v)

Orderprocedure (v)

Verzending (v) (zie order)

Factuurprocedure (v)

Betaling (v) (zie factuur)

Bijzonderheden (v)

 

Proces Opslag

Ontvangstprocedure (zie opslag)

Opslagprocedure

PRODUCTIE / OMZETTING

Opslagprocedure

Afgifteprocedure

Bijzonderheden Opslag