RISICO'S of AANDACHTSPUNTEN

 

Als u een organisatie analyseert, of een casus AO, dan begint u met het in beeld brengen van de aandachtspunten. De aandachtspunten verdienen, vandaar de naam, extra aandacht. Extra aandacht omdat er een kans is dat er iets mis gaat IN de betrouwbaarheid van de informatie op die punten. Een aandachtspunt vergt extra aandacht in de organisatie om dit te kunnen beheersen.  

 

LET OP : HET GAAT NU OM RISICO'S MBT BETROUWBAARHEID VAN DE INFORMATIE IN DE ORGANISATIE. HET HELE SPEELVELD IS EEN VEEL BREDER PERSPECTIEF (BEDRIJFSRISICO'S). DAAR VIND JE DE RISICO'S EN AANDACHTSPUNTEN DIE STRATEGIE EN MANAGEMENT IN DE BREEDSTE ZIN RAKEN.

 

Wat zijn aandachtspunten ?

Aandachtspunten zijn risico's.  Risico's dat waarden wegvloeien zonder dat dit zichtbaar wordt in de administratie. De administratie geeft de werkelijkheid  niet meer weer.

 

Er zijn grofweg drie categorieën :

1. Deze risico's ontstaan daar waar het harde verband tussen geld en goederen zachter wordt. ("LEKKAGE")

2. De risico's ontstaan op de momenten dat het (harde) verband tot stand komt.

3. De risico's vloeien voort uit de organisatie.

 

Ad 1.

Geld.

Het harde verband : goed x geld = vast. (Hoeveelheid x prijs = omzet) Het harde verband wordt zachter als er verschillende prijzen worden gehanteerd voor hetzelfde goed. Denk aan kortingen waardoor 1 stuks 10 euro kost maar bij 10 stuks krijgt de koper 10 % korting. Dus 10 stuks voor 90 euro. Het harde verband (10 x 10 = 100,-) is weg. U moet dus zorgen dat u hier aandacht aan geeft in uw organisatie of casus. Dit geldt uiteraard ook aan de inkoopkant.

In vakjargon : verschuivingsrisico. Er kan geschoven worden met de prijs waardoor de werkelijkheid niet meer in de administratie terecht komt.  

 

(Bedenk het maar :

bonussen,

boetes,

kortingen,

toeslagen,

bonus/malus systemen).

 

Voorbeeld : denk maar eens aan de reclame van een opticien keten. 1 Bril kost 200,- (hard verband). Maar er geldt een korting voor uw leeftijd (leeftijd in jaren is de korting) en een zomerkorting (temperatuur in graden Celsius is de korting) en natuurlijk twee halen één betalen en leesbril gratis. Of zonnebril gratis...). Beheers dat maar !

 

Ook garantie of retour zendingen vallen onder deze categorie. Garantie is tenslotte niets anders dan een reguliere verkoop tegen een prijs van 0 euro ! Een retour verstoord het verband ook.

 

Goederen.

Ook daar waar goederen kunnen verdwijnen of deels kunnen verdwijnen wordt het verband tussen geld en goederen minder hard. Denk met name aan het afkeuren van producten (kwaliteit). Het ontstaan van afval tijdens een fabricage proces. Het ontstaan van uitval tijdens het fabricage proces. Het bederven (en daarmee waardeloos worden) van goederen. Het uit de mode raken van goederen. (Al zal in dat geval de prijs weer worden aangepast).

 

Uren.

Ook bij de inkoop van uren kan risico ontstaan als de uren tegen verschillende tarieven worden ingekocht. Denk in dat verband aan overwerkvergoedingen, toeslagen voor weekendwerk, Cao-loon versus parttime studenten of leeftijdsgebonden beloningen.

 

Ad 2.

Het harde verband komt tot stand als de prijs wordt vastgesteld en vastgelegd. Dit gebeurd als er een contract wordt afgesloten. Contracten (inkoop of verkoop) vormen dus per definitie een aandachtspunt. Dit geldt ook voor het vastleggen van de gegevens uit die contracten. Het vaststellen en vastleggen van prijzen en tarieven.

 

Ad 3.

De vergaarbak...

 

In de organisatie is contant geld aanwezig. Dit is altijd een aandachtspunt.

Dit geldt overigens voor alle fungibele goederen (eenvoudig te gelde te maken en nauwelijks traceerbare goederen). Dus denk ook aan ruwe diamanten of goudstaven of....

 

De organisatie doet internationaal zaken buiten de eurozone. Er ontstaat een valuta risico. Door schommelende koersen wijzigt de prijs van het goed en wordt de hardheid van het verband weer aangetast.

 

De organisatie maakt gebruik van een geavanceerd ERP systeem. Of juist niet en er is nog een ouderwets onsamenhangend geheel van spreadsheets en computersystemen.... Beide zijn zaken die aandacht verdienen.

 

Bijzondere (strategische) doelen van de organisatie zoals maatschappelijk verantwoord ondernemen (bijvoorbeeld cradle to cradle) kunnen eveneens bijzondere aandacht vergen. Geldt ook voor (bijzondere) kwaliteitseisen of externe eisen waaraan de organisatie moet of wil voldoen.

 

Als een organisatie zowel op aanneemsom als op regiebasis werkt ontstaat een aandachtspunt. (Ook een verschuivingsrisico).

 

Wat zijn geen aandachtspunten voor AO ?

Er wordt binnen het vak veel gediscussieerd over wat nu een aandachtspunt is voor de AO (een risico dat de werkelijkheid NIET in de administratie terecht komt) en aandachtspunten die weliswaar aandacht verdienen (van het management) maar die geen invloed hebben op de betrouwbaarheid van de informatie. Er blijft altijd wel een grijs gebied maar hier enkele voorbeelden die geen AO aandachtspunt vormen.

 

Denk hierbij aan :

Het bedrijfsuitje waarbij alle medewerkers met één vliegtuig naar een weekendje feestvieren gaan. Het vliegtuig kan neerstorten en dan gaat het bedrijf failliet. Vervelend maar het heeft NIETS te maken met de AO. Dit geldt ook voor aardbevingen en Tsunami's.

 

Ook te HOGE inkoopprijzen of te LAGE verkoopprijzen zijn GEEN AO aandachtspunt of risico. Natuurlijk kan een organisatie failliet gaan door een verkeerde prijsstelling. Maar zolang het maar betrouwbaar wordt vastgelegd is dat geen aandachtspunt voor AO.

UITERAARD IS DIT DAN WEER WEL EEN BEDRIJFSRISICO DAT EEN AANDACHTSPUNT / RISICO VORMT VOOR HET MANAGEMENT VANUIT HET SPEELVELD ! 

 

Ook diefstal uit een BEWUST gekozen open magazijn is geen specifiek aandachtspunt (een bewust OPEN magazijn noemen ze ook wel winkel). Inherent aan een winkel is diefstal. Het is geen bijzonder aandachtspunt. (Grijs gebied als je diefstal gaat zien als "verkoop met korting"....)

 

(LET OP : daarmee is niet gezegd dat directie of extern accountant niet alert moeten zijn ! Maar voor dit vak, AO/BIV, is het niet relevant als aandachtspunt).