DENKPROCES

 

In dit gedeelte neem ik je mee in het denkproces. Hoe denk je na als je een procesbeschrijving van een (deel-)proces moet opstellen ? Welke stappen moet je zetten ? En hoe kom je van een "algemeen verhaal" tot een AO/IB proces beschrijving ? 

Het denkproces neemt de eerste keren, met dit voorbeeld als leidraad, wellicht veel tijd in beslag. Naarmate je dit echter vaker doet zal het denkproces een echt denkproces worden (onbewust bekwaam !). Je zult merken dat je binnen enkele minuten het hele porces in je hoofd kunt doorlopen en daarmee bijna elke uitdaging aan kunt !

 

De denkstappen zijn gebaseerd op de volgende situatie :

Een grote autodealer verkoopt nieuwe auto's en ruilt daar gebruikte auto's op in. De inruilers worden doorgestoten naar de handel of ze worden in eigen bedrijf, eventueel na reparatie, verkocht.  Een herkenbaar en ogenschijnlijk simpel proces !

 

Het proces :

 

Hoe pak ik dat nu aan ? (Of het geheim van P x Q).

Bij AO leer je om processen te beschrijven. Eerst leer je de theorie, het raamwerk. Daarna het beschrijven van de (standaard) hoofdprocessen in grote lijnen (inkoop / verkoop). Vervolgens ga je dieper in op de processen en word je geconfronteerd met kleine afwijkingen. Je leert de theorie toe passen in de praktijk.

Het wordt veelal problematisch als je een deelproces moet beschrijven.  Toch is dat niet lastig maar je moet het noodzakelijke denkproces beheersen. Ik beschrijf dit proces stap voor stap. Ik eindig nog met een metafoor die naar ik hoop als spiegel meehelpt om onvoldoendes voor AO naar het rijk der fabelen te verwijzen.

 

Waar heb je altijd mee te maken ?

Een onderneming koopt altijd spullen of uren (Q) in voor een bepaalde prijs (P). Vervolgens gebeurd er iets met de spullen (Q) en worden de spullen (Q) weer verkocht voor een bepaalde prijs (P). Met een beetje geluk is P x Q inkoop lager dan P x Q verkoop. Kortom je maakt marge.

Waar je ook altijd mee te maken krijgt zijn mensen (Functies) die de spullen inkopen en verkopen. En omdat de grote baas wil weten wat zijn mensen doen en niet overal altijd met zijn neus bij staat hebben ze AOBIV bedacht. Het inbouwen van maatregelen om te zorgen dat datgene wat die mensen op de werkvloer uitvoeren ook terecht komt in de administratie. Oftewel de werkelijkheid moet in de administratie staan. Betrouwbaarheid dus.

 

Hoe pak je het aan ?

 

Als voorbeeld een heel groot garagebedrijf waar auto’s worden ingeruild op nieuwe auto’s.

 

STAP 1 LEES DE VRAAG.

 

Allereerst LEES DE VRAAG.

 

STAP 2 BRENG BEGIN en EIND van het deelproces in beeld.

 

In de vraag staat  waar het deelproces dat je moet beschrijven BEGINT en waar dit EINDIGT.

(Reparatieproces van ingeruilde auto’s). Ingeruilde = verleden tijd. Dus de auto’s zijn al ingeruild en het gaat om de reparatie.

 

STAP 3 TEKEN de PROCESSTAPPEN

Oei dat lijkt moeilijk. Nee hoor cadeautje. In de vraag staat welke stappen tot het reparatieproces behoren. En een proces is liniair dus :

STAP 4 LEES DE CASUS

Lees het relevante gedeelte in de casus nog eens. Als een deelproces gevraagd wordt dan staat dit keurig netjes in een casus beschreven. In dit geval hoe de werkplaats in elkaar zit.

 

STAP 5  P en Q

Breng P en Q in beeld. Waar heb je mee te maken ? Welke “inkoop” en welke “verkoop” ? Uit de casus lees je dat het om ingeruilde auto’s gaat (Q). En dat is mooi want dat zijn unieke producten met unieke nummers. En de P ? Je wilde marge maken dus de verkoopprijs (P) moet hoger zijn dan de inkoopprijs (P). De inkoopprijs ligt vast (inruil) en wordt verhoogd met de kosten voor de reparaties. Dus de uiteindelijke inkoopprijs is inruilprijs + reparatiekosten. De verkoopprijs (P) wordt bepaald zoals altijd : inkoopprijs + marge = verkoopprijs.

Tussen stapje (een moment van bezinning).

Als je een beetje hebt opgelet weet je dat elke AO casus vanuit hetzelfde raamwerk wordt uitgewerkt. De eerste stap was altijd …. Ja….. juist… Typologie. Een reparatie van een auto…. Dat was dienstverlening met doorstroming van goederen van derden en eigen goederen. (Dienstverlening : de uren van de monteurs. Goederen : de (ingeruilde) UNIEKE auto en natuurlijk (!) de onderdelen nodig voor reparatie. Vanuit het toch best wel vaak geoefende typologiemodel weet je nu dat je iets moet met die UREN (Q), die AUTO (Q) en die ONDERDELEN (Q). En alles heeft een prijs (P).

 

STAP 6 F (functies) in beeld brengen

Met WIE heb je te maken. Je leest dat de afdeling verkoop iets doet (MW VERKOOP de auto inruilt), dat de RECEPTIE iets doet (MW receptie legt vast en maakt planningen), je leest dat er in de werkplaats iets gebeurd (uitvoeren reparatie) en je leest dat de auto weer in de verkoopafdeling komt (in de showroom ontvangen door mw verkoop). Ook zijn er onderdelen gebruikt die uit een magazijn komen (mw magazijn geeft onderdelen af).

OK, dat is helder en dat plaatje kun je voor de geest halen.

 

STAP 7 Functies in je schema zetten.

Zet de functies die je bent tegen gekomen (mw verkoop, mw receptie, mw receptie/planning, mw werkplaats, hoofd werkplaats, mw magazijn, mw verkoop showroom) in je schema. Wie doet iets in welke fase van het proces ?

 

STAP 8 Functiescheiding

Bekijk na stap 7 welke functiescheidingen er allemaal zijn. Je ziet dit in één oogopslag.

 

STAP 9 Vastleggingen

Per fase in het proces kun je aangeven wat er wordt vastgelegd. Hier is het geheim van P x Q. Want je legt de Q vast en als het goed is zorgt het ERPsysteem voor de koppeling met een vaste P. (De tarieven en prijzen worden in het systeem ingebracht. Dat is een heel ander proces. Dus je hoeft alleen maar de Q vast te leggen. Dus je legt vast de ingeruilde auto (Q) de uren (reparatie) en de onderdelen (reparatie). Daarnaast is het handig als je vastlegt wanneer iets moet worden gedaan of is gedaan. Dus de planning en de uitvoering. Q IS DE RODE DRAAD !!! IN DEZE CASUS DE UNIEKE AUTO ! In het ERP systeem (1 x vastleggen weet je nog) hangt dus alles aan dit unieke product Q = inruilauto.

 

STAP 10 WIE

Als laatste koppel je aan die vastleggingen die je doet nog een functie. Wie legt vast ? Dus medewerker werkplaats legt zijn uren vast. Medewerker magaijn legt de afgifte onderdelen vast. Medewerker receptie/planning legt planning vast. Je kunt dit mooi per fase invullen.

 

STAP 11 KWIJTING

Kwijting is het tekenen voor overdracht van producten (Q) van de ene naar de andere verantwoordelijke functie. Omdat je de fasen van dit deelproces hebt getekend weet je ook waar een aantal momenten van kwijting zitten. De auto gaat van verkoop  naar werkplaats (KWIJTEN) en van werkplaats naar showroom (KWIJTEN). En als je eraan denkt, de onderdelen (Q) voor reparatie gaan ook uit het magazijn naar de werkplaats tegen kwijting. Ik denk dat het zo’n open deuren zijn dat je ze gewoon vergeet in te trappen. Met dit stappenplan vergeet je dat nooit meer !

 

STAP 12 Klaar ? Dan controleren of het allemaal klopt.

In dit geval is de afsluiting van de vraag het noemen van (2) verbandcontroles.

Een verband is altijd OF

-          Q = Q waarbij je functiescheiding gebruikt (tegengesteld belang, weet je nog…)
Dus werkplaats uit = showroom in; onderdeel uit magazijn = werkplaats in; receptie/verkoop uit = werkplaats in OF ;

-          BETA ; Goederenbeweging
BV + I – V = EV (onderdelen, inruilers) OF;

-          Uren
Uren gewerkt = uren betaald (jobtime… he) OF ;

-          De geldbeweging al is die iets lastiger in deze casus omdat het ging om RELEVANTE verbanden.

Dit denkproces (Keep It Simple !) kun je altijd toepassen en ook altijd oefenen. Elke OAT bevat genoeg informatie om een aantal deelprocessen te beschrijven. En JIJ bent diverse keren per dag ook de trigger voor een (deel-) proces dat in gang wordt gezet (koop een broodje, ga naar de kapper, ruil je auto in…). AO ligt op straat. Oefenstof te over dus !

 

De metafoor zoals beloofd.

Het beschrijven van een AO proces is niet moeilijk. Net als auto rijden. En dat is de metafoor.

Je herinnert je wellicht nog je eerste autorijles ? Gas geven, schakelen, koppeling bedienen, remmen, sturen, ruitenwissers en lampen bedienen, op de verkeersborden letten, in spiegels kijken, ander verkeer enzovoorts…. En dat allemaal bij voorkeur in de juiste volgorde.
Kortom een complex proces !

 

Hoe leer je dat complexe proces ?

 

Eerst leer je de verkeersregels (de theorie) waarna je ze les voor les gaat toepassen in het verkeer. Na een veertigtal lessen zijn veel complexe handelingen vanzelfsprekend en heb je ook geen moeite meer met de juiste volgorde. Standaard situaties zijn geen probleem. Afwijkende situaties herken je in ieder geval en als je vertrouwd op de basis handelingen komt dat meestal wel goed.

AO werkt niet anders. Alleen in plaats van een veertigtal individuele lessen krijg je maar een twintigtal groepslessen. Veel te weinig om ooit te kunnen slagen. Zeker alsje bedenkt dat je (meestal, zucht) een aantal groepslessen mist of maar met halve aandacht volgt. Kortom, kansloze missie. Toch is dat niet zo. Want naast die groepslessen kun je, al dan niet samen met een medestudent, onbeperkt lessen volgen in een rijsimulator. Het initiatief om die lessen te nemen ligt echter bij JOU. Als je naast de twintig groepslessen nog een twintig (of meer) lessen in de rijsimulator gaat zitten (voor wie de metafoor nog niet door heeft : ik doel op huiswerk serieus maken) dan haalt doorgaans 80 % het rij examen !

 

De meeste situaties kun je dan ook wel aan. Zo ben ik ooit op de Peripherique in Parijs tijdens spitsuur terecht gekomen….met een caravan aan de trekhaak…. Door te vertrouwen op de basis processen ben ik er uiteindelijk ongehavend weer uit gekomen.

Een garantie dat je elke situatie aan kunt is het niet. Zo reed een vriend van me ooit tijdens zijn vakantie op een smal weggetje. Er kwam een tegenligger en beide auto’s weken netjes uit. Mijn vriend vertrouwde op zijn basis processen. Alleen… hij was in Engeland op vakantie dus dat eindigde in een frontale aanrijding….

 

De moraal : als je de basis enigszins onder de knie hebt, en dat hebben de meesten wel, kun je het vak AOBIV alleen leren door veel verschillende situaties vaak te oefenen. De denkprocessen moeten een automatisme worden zodat je kunt focussen op de bijzonderheden in de casus. Lukt dat dan haal je bijna altijd een (dikke) voldoende. 

 

De sleutel tot succes ligt dus echt grotendeels in je eigen handen !

 

 

Succes met studeren !

 

Application controls binnen het proces : zie raamwerk : automatisering. een voorbeeld volgt.