De rol van goederen.

 

Dan heb je als student het typologiemodel (als hulpmiddel) enigszins onder de knie. Heb je alle processen,van inkoop tot productie tot verkoop uit je hoofd geleerd en dan gaat het nog mis…

Met een (vaak voor komend) sterk verband tussen geld en goederen ben je er dus nog niet. Het soort goed, het product van een onderneming, heeft grote invloed op de maatregelen van interne beheersing.

Daarom AOBIV vanuit een heel ander standpunt : Het Product !

Laten we de ogenschijnlijk eenvoudigste typologie eens nemen : de groothandel. Een keihard verband tussen geld en goederen. Toch maakt het een groot verschil of het een groothandel in kopieerpapier betreft of een groothandel in levend vee. Een groot verschil in het inrichten van de processen.

 

Een voorbeeld :

Inkoop van goederen (magazijn). : Medewerker magazijn ontvangt “de goederen”, vergelijkt de pakbon met de bestelbon, legt de ontvangst van in het magazijn bestand en slaat “de goederen” op. In het verlengde, de inkoopfactuur wordt ontvangen, vergeleken met de opslag en de pakbon (wie kent de “three way match” niet?) en voila, functiescheiding goed toegepast, daar zijn tien punten voor de student !

 

Lees in plaats van goederen “pallets kopieerpapier” en inderdaad geen slechte beschrijving.

 

Nu lees in plaats van “de goederen” “het slachtvee” en je mist waarschijnlijk een paar stapjes in de ogenschijnlijk simpele ontvangstprocedure bij een groothandel. Als je deze zin niet kunt volgen heb je echt een probleem…(kwaliteit, registratie, gewicht….).

 

Nu lees : in plaats van “de goederen” “de nieuwe machinestraat met robots” en ook dan weet je dat de medewerker magazijn die niet zal ontvangen en in een magazijnstelling zal deponeren. Ook hier bepalen de ontvangen goederen de inrichting van een ogenschijnlijk eenvoudig proces (kwaliteit, opbouwen, testen, vastleggen, autoriseren...).

(Nee ik overdrijf niet, er zijn legio studenten die een investering van vijftig miljoen euro, een vrachtwagen vol slachtvee of een pallet kopieerpapier op exact dezelfde manier inslaan in het magazijn..).

 

Een typologie van goederen : MWSTRUIK ! (HET EZELSBRUGGETJE !)

 

Ik heb daarom een Typologie van goederen ontwikkeld. Door deze typologie als hulpmiddel te gebruiken kun je een inschatting maken van de zwaarte van de maatregelen van interne beheersing in de processen.  

 

Allereerst het onderscheid tussen Bulkgoederen en Stukgoederen. Bulkgoederen kennen een geheel eigen dynamiek met tankwagens, silo’s, en vooraf meten en wegen.

 

Vervolgens stel je de volgende 8 vragen bij het product :

 

1.       Is het product Modegevoelig of niet ?

2.   Is het product Waardevol of niet ?

3.       Is het product Substitutiegoed of niet ?

4.       Is er een THT (Tenminste Houdbaar Tot) of niet ?

5.       Is het product Risicovol of niet ?

6.       Is het product Uniek of niet ?

7.       Is het product Identificeerbaar of niet ?

8.       Is Kwaliteit belangrijk of niet ?

 

Mevrouw Struik helpt daarbij ! (MWSTRUIK).

 

Als het antwoord op één of meer van de vragen ja is weet je dat er meer nodig is dan alleen de standaardprocessen.

Waar moet je op letten ?

 

Bulk of stuk ?

Bij bulk zul je moeten wegen of meten (kilo’s of liters). Vergeet je die stap bij het “in het magazijn ontvangen” dan ben je al onvoldoende met je interne beheersing.

 

Ad 1. Modegevoelig

Mode betekend snel incourant. Denk aan de juiste trigger. Dus geen bestellingen als de minimumvoorraad bereikt wordt. Zit je met 3000 uit de mode geraakte leren jassen van 400,-inkoop. Ga ook maar uit van een kortingen en aanbiedingen circus.

 

Ad 2.Waardevol

Goederen met een hoge waarde laat je niet zomaar in je magazijn zetten tegen kwijting. Zeker niet als het een investering is. Denk aan kwaliteitscontrole bij de ingang. Bij een hele hoge waarde door een investering is er doorgaans sprake van op projectbasis. Dus een projectleider een projectadministratie, een projectteam, een begroting, een kwaliteitstoets en/of evaluatiemomenten en testfases.

 

Ad 3. Substitutie

Met substitutie bedoel ik eenvoudig te verhandelen en transporteren. Fungibele goederen dus. Zeker bij een hoge waarde vereist dit speciale aandacht. Denk aan geld, goud of ruwe diamanten. Krijgt een heel eigen dynamiek met kluizen en bewakers. En vier ogen principe. Hier mag het bij !

 

Ad 4. THT

Tenminste Houdbaar Tot. Bederfelijke waar. Net als bij modegevoelige goederen moet je meer dan alleen inslaan en opslaan. Denk aan FIFO *First In First Out), dus minstens per batch opslaan en snel waardeverlies bij naderen of overschrijden van de datum (voedselbank, hoge kortingen, voorraadwaarde).

 

Ad 5. Risico

Risico goederen zijn in dit rijtje goederen die een hoog risico voor mens, dier en milieu vormen als er iets mis gaat. Denk aan medicijnen, aan pacemakers, aan vliegtuigonderdelen. Dat soort goederen zal een veel zwaardere interne beheersing (audit trail herkomst vastleggen bijvoorbeeld) en veel strakkere vastlegging vergen dan pakken kopieerpapier. Kwaliteitscontroles zowel in- als uitgaand. En vaak vastlegging per stuk (uniek maken) of batch. 

 

Ad 6. Uniek

Unieke goederen zijn goederen die per stuk anders zijn. Denk vooral aan de handel in levend vee. Of kunst. Hier  kun je niet volstaan met simpel bestellen, ontvangen en opslaan. Je zult afhankelijk van de goederen deze ook individueel moeten opslaan en volgen. Een koe weeg je. En ook als het om grote hoeveelheden gaat kan het unieke karakter de prijs bepalen. Denk aan eieren of spruitjes van verschillende kwaliteiten waarbij de kwaliteit de inkoopprijs en verkoopprijs bepalen. 

 

Ad 7. Identificeerbaar

Soms zijn goederen identificeerbaar door een uniek nummer. Auto’s. Motoren. Die hebben een chassisnummer en een motornummer. Zorg dus dat je die identiteit vanaf stap 1 vastlegt en vooral ook vast houdt  gedurende het hele proces. Biedt veel houvast en is ook heel erg fout als je dat niet doet. (Denk ook aan dienstverlening met goederen van derden : garagebedrijf.Beetje raar als je dan niet vastlegt om welke auto’s (en dus klanten) het gaat).

 

Ad 8. Kwaliteit

Als kwaliteit een grote rol speelt moet je die kwaliteit wel vaststellen bij de ingang en bij de uitgang. Dit geldt niet alleen voor dure en risicovolle producten. Denk ook aan bijvoorbeeld duurzaamheid waarbij er een keurmerk (bijvoorbeeld FSC) nodig is. Je moet dat wel vaststellen en vastleggen.

Als de goederen één of meerdere bovengenoemde kenmerken heeft (het antwoord op één of meerdere vragen is ja) dan moet je dus opletten en meer dan alleen de standaard processen beschrijven. Let op : er zijn goederen die dus meer dan één ja opleveren !

 

Kijk nog eens terug naar het voorbeeld.

Kopieerpapier : Geen bulk en 8 keer NEE. (Niet modegevoelig, niet waardevol, Geen substitutie goed (zoals bedoeld), geen THT, geen hoge risico’s, niet uniek, niet identificeerbaar en kwaliteit nauwelijks van belang (tenzij je dan weer per sé kringloop papier wil). MWSTRUIK is 8x NEE. Heerlijk rechttoe rechtaan. De standaard processen die je uit je hoofd geleerd had leveren zowaar punten op…

 

Slachtvee kent wel een paar JA antwoorden. Probeer maar.

 

En die Robotstraat zeker ook. Ook proberen. 

 

Dus dan is de standaard procedure niet genoeg ! Je moet meer doen dan alleen de basis processen en beheersing om tot een voldoende te komen. STA BEWUST STIL BIJ DE SOORT GOEDEREN EN BOUW DAT EXTRA STAPJE IN. Weeg, meet, beheers houdbaarheid, leg unieke nummers vast etc. etc. En je wist het wel. Nu nog toepassen  !