Hoe dan ?
In het FD van 25 maart 2021 stond het artikel : “Nike wil géén cel voor de werknemer die €1,1 mln stal”.
In grote lijnen was er sprake van een werknemer die bestellingen moest plaatsen om kapotte computers te vervangen door nieuwe. Enkele quotes :
Nike werd bestolen door een medewerker die valse facturen opstelde en aan zichzelf betaalde.
De man kocht onder meer een huis, een motor en liet een thuisbioscoop aanleggen.
Bijna vijf jaar duurde deze fraude, waarbij de medewerker €1,1 mln heeft gestolen.
Nike wil geen celstraf voor de man, die sinds zijn aanhouding alle medewerking verleent.
Amged werkte bij het Europese hoofdkantoor van Nike in Hilversum. Hij moest inkoopopdrachten invoeren, in het IT-systeem. Was er ergens een computer kapot? Dan werd er een nieuwe besteld. Dat deed Amged, toen dertig jaar oud. Hij zag dat zijn manager alle aanvragen in het IT-systeem blindelings goedgekeurde.
‘Het ging zo makkelijk, dit kan ik vaker doen’
Amged, die voor €1,1 mln aan valse facturen stuurde naar Nike
Originele link van het artikel: https://fd.nl/ondernemen/1378187/nike-wil-geen-cel-voor-man-die-1-1-mln-stal-s2c1caScb0OT
Hoe dan ?
Laten we eerst voor de vuist weg kijken wie er allemaal betrokken zijn bij een inkoop van tussen de dertigduizend en negentigduizend euro.
Hoofd Inkoop / directie
(Opstellen investeringsbegroting en autorisatie begroting)
Medewerker inkoop / secretariaat
(offertes aanvragen indien nieuwe leveranciers of bij bestaande leveranciers o.b.v. begroting)
Secretariaat / medewerker administratie
(Ontvangen offertes en vastleggen in offertebestand)
Hoofd inkoop
(Offertes beoordelen en goedkeuren, contract met leverancier tekenen)
Medewerker inkoop
(Inbrengen geautoriseerde offerte/contract en vaste leveranciersgegevens in het leveranciersbestand)
Controller
(Controleren contract = leveranciersbestand (ook het bankrekeningnummer !)
Medewerker inkoop
(Plaatsen bestelling o.b.v. trigger magazijn (“minimumvoorraad”) of hoofd inkoop (investering))
Hoofd magazijn
(Voorraadbeheer en procedures bewaken ontvangst goederen)
Medewerker magazijn
(Ontvangst goederen : besteld = ontvangen)
Directie
(verantwoordelijk voor de naleving van interne beheersing en interne procedures)
Controller
(Controle naleving procedures / leggen verbanden (zoals ontvangen computers = bestelde computers = geactiveerde computers = conform contractuele afspraken leverancier)
Secretariaat
(Ontvangst facturen)
Medewerker administratie
(Vastleggen factuur ontvangst (ontvangen facturen) / controle op formele juistheid (factuur) en materiële juistheid (besteld = ontvangen = factuur)
Hoofd inkoop
(Autorisatie inkoopfactuur (investering / relatief hoog bedrag))
Medewerker administratie
(betaalbaar stellen (autorisatie en procedure akkoord)
Procuratiehouder
(betalen factuur (na laatste controle procedure / autorisaties)
Controller
(periodieke controle investeringen = MVA opboeking = …. Tot inventarisaties etc. etc.)
Diverse afdelingshoofden die groen licht geven voor de vervanging van kapotte computers en waarschijnlijk ook een manager IT en/of een facility manager die over die computers gaat…
Extern Accountant
(Controleren opzet bestaan werking procedures en deelwaarnemingen gericht op investeringen).
Functiescheidingen
Beschikkend (directie + hoofd inkoop)
Bewarend (Hoofd magazijn en/of facility manager (investeringen/MVA)
Registrerend (Medewerker administratie)
Controlerend (Controller)
Uitvoerend (Medewerker inkoop etc.)
Begroting
Investeringsbegroting vervangingsinvesteringen (kapotte computers)
Richtlijnen
Tja, als die er al waren….
Automatisering
Te verwachten application controls :
Leveranciersgegevens : NAW check / Bankrekening check / Koppeling bankrekeningnummer leveranciersbestand = leveranciersnummer = facturen leverancier / Betaling bankrekeningnummer = leveranciersnummer (banken doen dit ook met een melding als dit afwijkt !) = bankrekeningnummer leverancier volgens leveranciersbestand / magazijn opboeking (ontvangst goederen) = MVA opboeking (investering) = orderbestand (opboeking) / etc. etc.).
Verbandcontroles
De repressieve maatregelen van interne beheersing
Bestelde computers = ontvangen computers = facturen computers = opgeboekt in MVA staat
Bestelde computers = facturen computers = contract leverancier (afspraken / bankgegevens…)
Kapot gemelde computers = vervangen computers
Inventarisatie computers = MVA staat computers
Ingeleverde oude/kapotte computers = vervangen computers
Begroting vervanging = werkelijk vervangen computers
En ga zo nog maar een tijdje door…
Proces (inkoop / investering)
Voor het inkoopproces verwijs ik graag naar de website (van offerte procedure tot betaling van de factuur en opboeking van de investering). Lees het nog eens en je ziet dat het bijna onmogelijk is om valse facturen in te dienen en betaald te krijgen als je de procedure enigszins volgt…
Hoe dan ?
Hoe krijg je het dan toch voor elkaar om valse facturen voor investeringen in computers tussen de 30 en 90 duizend euro per factuur jarenlang vals in te dienen en uitbetaald te krijgen op je privé rekening ?
Nabrander
Dat Nike de werknemer niet de cel in wil hebben klinkt nobel. Maar als de arme jongen die het spek heeft opgepakt dat op zijn rug gebonden was in de cel moet belanden dan zou dat meer gevolgen kunnen (of moeten ?) hebben.
Want wat moet je dan met de verantwoordelijken voor deze cultuur waarin de interne beheersing gewoon niet serieus genomen kan zijn (de directie) en de direct verantwoordelijken (hoofd inkoop / controller) en niet in de laatste plaats met de extern accountant ? U mag het zeggen.