OFFERTEPROCEDURE (INKOOP)

 

Er zijn verschillende soorten inkoop te onderkennen die elk hun eigen procesbeschrijving en hun eigen kenmerken hebben;

 

- Overige Inkoop (standaard hulpmiddelen, denk aan paperclips en kopieerpapier)

- Inkoop van grondstoffen, halffabricaten  of handelsgoederen  bij vaste leveranciers (maar wel met een contractuele afspraak)

- Inkoop bij nieuwe leveranciers van grondstoffen, halffabricaten of handelsgoederen (met contractuele afspraken)

- Inkoop van duurzame (productie-) middelen (investeren)

- Inkoop van mensuren (personeel)

 

Iedere inkoop heeft zijn eigen kenmerken en bestaat uit meer of minder procedures. Zo zal van het proces overige inkopen geen offerteprocedure of contactprocedure nodig zijn terwijl dit bij de inkoop van investeringsgoederen juist een heel belangrijk onderdeel uitmaakt van de procesbeschrijving.

 

De offerteprocedure zal niet nodig zijn bij een eenvoudige standaard inkoop. Dit wordt veelal geregeld middels richtlijnen. Het zou ook wat zijn als er bij de inkoop van paperclips (of nietjes) eerst een offerte aangevraagd wordt bij diverse leveranciers etc. etc. In de richtlijnen zal geregeld zijn dat er een vaste leverancier wordt benaderd door medewerker inkoop die meteen besteld. Simpel en praktisch.

Naarmate de inkoop groter en minder periodiek wordt zal ook het inkoopproces zwaarder worden en zal de nadruk meer en meer op functiescheiding binnen het proces komen te liggen. De ultieme inkoop is natuurlijk een grote investering. Een dure inkoop die éénmalig is en die ook nog specialistische kennis vergt. In dat geval zal de offerteprocedure veel belangrijker en uitgebreider worden. Het kan zelfs uitmonden in een compleet project om te bepalen wat er nu uiteindelijk geïnvesteerd wordt.

 

Op deze site beperken we ons tot de basis stappen. Het geeft het raamwerk of denkmodel voor het beschrijven van de processen.

 

Offerteprocedure

Trigger : Inkoopbegroting gebaseerd op verkoopbegroting en voorraad.

 

Medewerker inkoop krijgt een signaal voor de aanvraag van offertes bij (nieuwe of bestaande) leveranciers, De medewerker inkoop kijkt ik het leveranciersbestand (of zoekt naar nieuwe leveranciers) en vraagt offertes aan. De MI legt de offerte aanvragen vast in het offertebestand. Elke aanvraag krijgt (al dan niet via het systeem) een uniek doorlopend nummer.

 

De offertes komen binnen bij medewerker inkoop (of secretariaat) en worden geregistreerd in het offertebestand (ontvangen). Soms worden de offertes al geopend door de medewerker inkoop en worden op basis van richtlijnen directie de offertes die niet kunnen voldoen aan de minimumeisen al gefilterd. Het kan ook zijn dat de offertes ongeopend blijven en vervolgens gelijktijdig door Hoofd Inkoop worden geopend. Dit is ook afhankelijk van het soort inkoop.

 

De offertes die voldoen aan de minimale eisen worden door medewerker inkoop doorgeleid naar hoofd inkoop die een keuze maakt en autoriseert. De offertes worden vastgelegd in het offertebestand (reden afwijzen of akkoord) door medewerker inkoop.

 

Na autorisatie door hoofd inkoop wordt een offerte in feite een contract. (Let op : er kunnen natuurlijk weer diverse  onderhandelingen geweest zijn).

Het contract wordt, na eventueel specifiek akkoord van de leverancier door medewerker inkoop vastgelegd in het contractenbestand. Vastgelegd wordt o.a. NAW gegevens, Afspraken, Prijzen, Hoeveelheden, Afroep afspraken, boetes en bonussen, kortingen, levercondities etc. Hoofd Inkoop beoordeelt of de vastlegging conform contract is en autoriseert dit in het systeem. Door hoofd administratie / controller wordt dit (ook) gecontroleerd. (Achteraf).