Opslagproces

 

Het opslagproces begint bij de ontvangst van de goederen op basis van een order die door inkoop is doorgegeven. De bewarende functie, de magazijn meester, ontvangt de goederen waarbij vastgesteld wordt of er sprake is van een juiste en volledige levering aan de organisatie. Indien nodig of gewenst wordt de kwaliteit gecontroleerd. Dit kan een andere functionaris zijn, los van de bewarende functionaris. (Kwaliteitscontrole als extra stap). Bij akkoord wordt er voor ontvangst getekend (kwijting !) door de bewarende functionaris. De waarde (de goederen) worden door de organisatie geaccepteerd en vervolgens opgeslagen door medewerkers magazijn. (De uitvoerende functie).

 

Bij uitgifte van goederen vindt hetzelfde plaats in omgekeerde volgorde. Op basis van een signaal van (verkoop / productie) worden de uit te geven goederen klaargezet door de medewerker magazijn. De goederen worden in ontvangst genomen door een medewerker verkoop, logistiek, productie (afhankelijk van waar het spul naar toe moet) en de magazijnmeester ontvangt een kwijting voor de geleverde goederen. Functiescheiding en tegengesteld belang in optima forma !

 

Voor de manier van opslag zelf zie bijzonderheden opslag. Dit vindt plaats binnen de "bewarende functie". Geen invloed op de functiescheiding maar wel van belang voor de beheersing en sturing  van de organisatie.

 

Opslag in brede zin.

In feite kent iedere organisatie maar drie afdelingen of hoofdfasen : inkoop - opslag - verkoop. Binnen de "fase" opslag kunnen diverse andere processen zich afspelen. Zo kan de hele "opslag" beginnen bij 1. ontvangst van grondstoffen, 2. een kwaliteitscontrole, 3. fysieke opslag, 4. uitgifte aan productie, 5. productie van halffabricaat, 6. kwaliteitscontrole, 7. ontvangst en 8. opslag halffabricaat, 9. uitgifte halffabricaat aan productie, 10. productie eindproduct, 11. ontvangst en 12. opslag eindproduct en 13. afgifte voor de verkoop. Allemaal processen en procedures BINNEN de "opslag".  Iedere extra stap is hetzelfde : ontvangen, opslaan en uitgeven ! Al dan niet met complicerende handelingen zoals kwaliteitscontrole of retourgoederen of.... Het blijft een vrij eenvoudig fundamenteel proces. Zie het dus ook zo en laat u niet afleiden door complicerende factoren.