FUNCTIESCHEIDING

 

Functiescheiding is het belangrijkste middel om een organisatie middels de AO te kunnen beheersen. Functiescheiding creëert tegengestelde belangen tussen onafhankelijk van elkaar opererende functionarissen. En die tegengestelde belangen vormen de basis om te kunnen controleren vanuit de AO.

 

Door ONAFHANKELIJK tot stand gekomen GEGEVENS met elkaar te VERGELIJKEN kan een organisatie gecontroleerd worden en dus beheerst worden.

 

Voorbeeld :

De inkoper heeft 100 stuks besteld en legt dit vast. De magazijnmedewerker ontvangt de bestelling (100 stuks) en legt de ontvangst vast. De medewerker administratie ontvangt een factuur voor 100 stuks en legt dit vast. Door de gegevens van de inkoper (100) te vergelijken met de gegevens van de magazijnmedewerker (100) en de administratief medewerker (100) is via drie onafhankelijk tot stand gekomen gegevens vastgesteld dat de informatie (inkoop van 100 stuks) klopt.  

 

Er zijn vijf functies binnen een organisatie :

- Beschikkende functie (Beschikken over waarde in de organisatie (in/uit) : hoofd verkoop / hoofd inkoop / directie)

  (Soms secundair beschikkend : hoofd bedrijfsbureau).

- Bewarende functie (Bewaken de waarde IN de organisatie : Magazijnmeester (soms : Hoofd Kassier)

- Registrerende functie (Leggen gegevens vast als hoofdtaak : medewerkers administratie)

- Uitvoerende functie (Doen het werk zoals hun dat wordt verteld : magazijnmedewerkers, verkoopmedewerkers,  
  productiemedewerkers, onderhoudsmonteur, poetsvrouw, inkoopmedewerker)

- Controlerende functie (Voert de maatregelen van interne beheersing uit : controleert dus : de controller of Hoofd administratie) 

 

LET OP : FUNCTIES WORDEN ALTIJD DOOR MENSEN INGEVULD. EEN AFDELING KAN DUS NOOIT EEN FUNCTIE HEBBEN ZOALS HIER BEDOELD ! OP EEN VERKOOPAFDELING WERKEN ZOWEL MENSEN MET EEN BESCHIKKENDE FUNCTIE ALS MENSEN MET EEN UITVOERENDE FUNCTIE. EEN VERKOOPAFDELING KAN DUS NOOIT EEN (BESCHIKKENDE) FUNCTIE HEBBEN ZOALS BEDOELD IN DE AO !